Goedgekeurde Notulen Jaarvergadering 2015

Goedgekeurde notulen van ledenvergadering zwemvereniging Becha
8 april 2015 te Beek

Aanwezig 18 personen inclusief bestuur
Zie bijgevoegde lijst

Afgemeld: familie Schoenmakers, familie Keulen, dhr. Cremers, dhr. Sillevis

1. Opening
Rob heet iedereen welkom,

Aan de Ereleden, leden, ouders en verzorgers van leden en vrijwilligers.
Welkom allemaal op onze jaarlijkse ledenvergadering.
Het is weer april en tijd om ons te bezinnen over hetgeen we het afgelopen jaar met Becha hebben beleefd. Hierbij hoort een verantwoording van secretariaat, penningmeester, maar ook is het vandaag weer de dag dat we afscheid nemen van bestuursleden en andere vrijwilligers.
Voor al deze mensen vragen we ook uw aandacht tijdens deze vergadering. Voordat we op andere punten ingaan, wil ik ook graag mijn dank uitspreken voor al onze vrijwilligers die we hebben, want zonder deze mensen zouden de vereniging niet kunnen functioneren zoals ze nu doet.
In de vorige jaarvergadering hebben we al gesproken over het organiseren van een zwemvierdaagse en we waren op zoek naar nog andere activiteiten, die vooral zouden moeten dienen om nieuwe leden aan te trekken en materialen te kunnen vernieuwen. Over deze zaken wordt u later in de vergadering bijgepraat door de commissie die daar mee bezig is geweest.
Het is ondanks de oproep in de nieuwsbrief en middels mail en mondelinge contacten nog niet zover gekomen dat we één of meerdere nieuwe bestuursleden kunnen voordragen, maar we zullen na vandaag ook weer verdere gesprekken voeren en oproepen doen om het bestuur op kwetsbare plaatsen weer aanvulling te geven.
Het afgelopen seizoen hebben ook een paar officials van onze vereniging hun bevoegdheid ingeleverd en ik wil hierbij toch nadrukkelijk een verzoek doen aan de ouders van onze wedstrijdzwemmers om zich aan te melden voor een functie als official. Ik ben graag bereid om op een ander moment uitgebreid met u te spreken over het traject wat kan leiden tot deze nobele functies.
Ik wens jullie allemaal een prettige vergadering
Rob Beekman
Voorzitter

2. Notulen van vorig jaar
Goed gekeurd

3. Aparte mededelingen
Huub Dohmen gaat stoppen. Omdat hij voor de vereniging heel veel betekend heeft en vanaf 1992 zeer actief is geweest is hij benoemd tot erelid van Becha.

4. Kascontrole
Aandachtspunten:
• Bij alle betalingen horen nota’s
• Kampoverzicht mag duidelijker ( erg onleesbaar)
• Kruisposten zijn niet nodig

Verder alles in orde
Gedechargeerd voor volgend jaar
Monique blijft in kascommissie

5. Jaarverslag secretaris
Becha biedt al haar leden de mogelijkheid om in gezellige sfeer te trainen op zwemvaardigheden, technische, en conditionele verbetering. Met een enthousiaste groep zwemmers nemen wij deel aan competitiewedstrijden. Doel van de trainingen is het vergroten van de groep wedstrijdzwemmers zodat wij ook in verenigingsverband competitief kunnen deelnemen. Hiervoor is het nodig dat wij in zoveel als mogelijk verschillende leeftijdsklassen zwemmers en zwemsters kunnen inzetten. Tijdens de wedstrijden krijgt elke individuele zwemmer de gelegenheid de verbetering van zijn prestaties te meten aan de hand van zijn eigen resultaten. De trainers zetten het komende seizoen in op structuur in de opleiding van jonge zwemmers en inzetbaarheid in wedstrijdverband. Hiervoor is het nodig dat de zwemmers worden ingedeeld op het juiste niveau zodat vanaf de basis de juiste details worden toegevoegd. Op dit moment (1e kwartaal 2014) is onze vaste basis van wedstrijdzwemmers te klein om als vereniging competitief te zijn. Er zijn in verschillende leeftijdsklassen te weinig zwemmers die deelnemen aan wedstrijden en te vaak worden wedstrijden afgezegd. De trainers willen bij de zwemmers gestructureerd werken aan de vaardigheden en/of conditie om wedstrijden te zwemmen zodat meedoen niet leidt tot diskwalificatie en teleurstelling. Het trainerskader legt hiervoor de basis doelen per groep vast. De basis wordt gelegd met terugkerende oefeningen die steeds verder kunnen worden uitgebouwd. Zodra zwemmers de basisbeginselen op de training technisch juist uitvoeren, dan kunnen zij worden ingezet bij wedstrijden. Met name de afstanden als 25m en 50m van de borstcrawl en de schoolslag zijn hier al op jonge leeftijd voor geschikt. Om deelname en inzet in zwemwedstrijden te promoten is het aanvragen van een startvergunning voor zwemmers onder de 10 jaar een vanzelfsprekendheid. Zodra de hoofdtrainer aangeeft dat de zwemmer of zwemster er technisch klaar voor is, begeleiden wij de jonge zwemmer naar de eerste wedstrijden. Deze proactieve begeleiding en coaching richting zwemwedstrijden zal afhankelijk zijn van de instroom er voor zorgen dat het aantal deelnemers aan zwemwedstrijden toeneemt. Het toekomstige samenwerkingsverband met zwembad de Haamen is hier een voorbeeld van.
Ook is de saamhorigheid van belang, de zwemvierdaagse, het jaarlijkse kamp en de clubkampioenschappen dragen hier hun steentje aan bij.

Clubkampioenschappen
Gelukkig waren er weer genoeg vrijwilligers en genoeg jury en bestuurleden die deze dag mogelijk konden maken.
Clubkampioenschappen 2014.
De winnaars waren:
Meisjes onder de 12 jaar: Maud Meijers
Jongens onder de 12 jaar: Coen Keulen
Meisjes boven de 12 jaar: Safira Deckers
Jongens boven de 12 jaar: Jurre Peters
Familie estafette: Familie Kooyman

Het organiseren van de zwemvierdaagse was voor ons een succes, 82 deelnemers hebben met veel plezier deelgenomen en we zijn bezig met een tweede editie hiervan.
Het kamp dit jaar, ook weer geslaagd en heeft bijgedragen aan een grotere saamhorigheid.
De grote clubactie heeft ook weer extra’s opgeleverd voor de vereniging, er gaat gekeken worden op welke manier dit tot een groter succes gebracht kan worden.
Het organiseren van deze activiteiten zullen zeer zeker een vervolg hebben.
Punten van aandacht voor het bestuur zijn geweest:
• Het zoeken naar een naar vervangende bestuursleden,
• Het onderhouden van een goede communicatie door middel van extra nieuwsbrieven naar de leden.
• Het goed laten verlopen van de competities
• Het maken van draaiboeken met betrekking tot het brevet zwemmen, het diploma zwemmen en de clubkampioenschappen om de regels zo adequaat mogelijk te hanteren. (eindverantwoordelijke blijft uiteindelijk toch de hoofdtrainer). De draaiboeken zijn gemaakt
Het aantal leden van onze vereniging blijft redelijk stabiel en we blijven heel actief.
Activiteiten
• Brevet zwemmen, grote clubactie, club kampioenschappen, zwemvierdaagse, kamp en enjoy
• Voor vragen over zwem-technische zaken kunt u terecht bij Bram Bouwels, hij is onze hoofdtrainer
• Voor bestuurlijke zaken kunt u het dagelijks bestuur mailen. Verzoek aan de leden om alle
wijzigingen door te geven aan secretariaat. Het doorgeven van mobielnummer stellen we zeer op
prijs.
• Voor de email adressen zie onze website.
De kleding van Becha: Voor de zomervakantie hadden we deze graag terug in ons bezit zodat na de zomerstop de kleding opnieuw verdeelt kan worden en daar waar nodig de maat wordt aangepast.
Enjoy project werd positief afgesloten en gaan hier ook weer opnieuw door met dit project zodat het ons weer nieuwe leden kan opbrengen.
Kamp: Er wordt verder hard aan gewerkt. Het zal plaats vinden in het laatste weekend van augustus
Zwemvierdaagse: We zijn bezig met het organiseren van een zwemvierdaagse in september dit jaar. Over alle bijzonderheden zult u t.z.t. op de hoogte worden gebracht.
De grote clubactie: heeft minder geld opgebracht dan vorige jaren. Er moet bekeken worden of we door gaan met deze formule of kijken voor iets anders.
Ideeën van leden zijn van harte welkom:

6. Financieel Jaarverslag Penningmeester 2014
Contributie: begroting voor 85 leden. Op dit moment zijn er 78 betalende leden (2015). Dit was echter eind 2014 ongeveer 75.
Resulterende in lagere inkomsten door contributie.
Grote Clubactie heeft dit jaar een klein bedrag opgebracht. Dit kan beter! Misschien zijn er andere ideeën vanuit de leden om geld in te zamelen?
KNZB: Boetes voor niet starten (afmelden) zijn onnodig. Deze zijn naar mijn mening te hoog.
Materiaal/ T-shirts 2014: Dit jaar geen kosten hiervoor gehad. Jaar 2015 zal dit wel een uitgavenpost zijn, omdat de trainers nieuwe polo’s nodig hebben.
Vlaggetjes zijn van ‘de Haamen’ en zullen voor ons geen kosten brengen.
Kamp: Positief eindresultaat door zuiniger te inkopen. Dit bedrag wordt meegenomen naar 2015.
Zwem4Daagse: Behoorlijk positief saldo. Mede door de behoorlijke sponsorinkomsten. I.c.m. Tombola.
Er wordt gekeken voor automatische incasso
VOG: Vanaf 2015 gratis en zal verdwijnen van de begroting.
Verslag activiteiten commissie
Contributie: 3 keer €55,= of €165,= in een keer

7. Verslag PR
PR jaarverslag 2015
Draaiboeken
Draaiboeken nagekeken of ze werken: de Clubkampioenschappen en Brevetzwemmen, Zwem-4-daagse, Diplomazwemmen en Thuiswedstrijden, Kamp.
Persberichten
Clubkampioenschappen zijn in Nuutsbeeker en trompetter geplaatst. Helaas wordt niet alles geplaatst wat word aangeboden.
Zwemvierdaagse
Wendy Deckers, Hub Brouwers, Carla Conraads, en vrijwilligers hebben een succesvolle zwemvierdaagse georganiseerd. Volgend jaar weer. Het draaiboek kan volgend jaar weer gebruikt worden.
Website

Schoolzwemkampioenschappen
Pr gaat kijken wat het inhoudt en kijkt of er animo is onder de basisscholen in Beek.
Becha starterspakket
Per 1 september is er een Becha starterspakket voor ieder deelnemer van Becha bij Rob’s Sport te verkrijgen. Losse spullen krijgen 10% korting en je spaart vanaf 20 euro dollars voor Becha.

8. Bestuursverkiezing
Youri geeft aan interesse te hebben. Maar heeft nog bedenktijd nodig. Zal uitnodiging krijgen voor bestuursvergadering en te kijken wat het allemaal inhoud.

9. Rondvraag
• Huub Dohmen geeft aan de tijden van ieder lid een half jaar te bewaren. Ieder lid kan zijn zwemtijden krijgen door even een mail te sturen naar: bouwels@planet.nl
• Ans Dohmen: Monique Spierings: kas controle, wie zijn die andere 2?
Hub Brouwers en Ans Dohmen als reserve.
• Mathijs: Waarom krijgen de trainers wel een vergoeding. Om geld te besparen zouden de trainers kosteloos kunnen werken. Antwoord: Het werk dat de trainers verrichten is niet alleen aan het zwembad maar steken hier ook nog privé heel veel tijd in. De vergoeding is gebaseerd op het maximum van vrijwilligers conform de belasting dienst.

De voorzitter sluit de vergadering om 22:15.